En el artículo anterior se mencionó las categorías que permiten conocer la relación con sus empleados y permite a la organización categorizarlos como empleados, contratistas y voluntarios. En esta oportunidad ,se aborda las relaciones con los contratistas. Una persona es contratista cuándo su organización recibe un producto o servicio final, es decir, su organización pide un producto o servicios con una especificaciones claras y no participamos en la elaboración de dicho producto o servicios . Existe una fecha inicial de la actividad y una fecha de entrega; también y por costumbre, se entrega un pago inicial y pueden existir pagos recurrentes y un pago final al recibir el producto o servicios.
Pueden existir relaciones con sus empleados y su organización que cabalgue por una línea fronteriza, según las categorías del IRS que puedan inadvertidamente ubicar a un contratista en empleado o viceversa. Para mayor ilustración veamos un ejemplo:
Su organización le entrega a Arleth sus estados de cuentas y ella todas las semanas le entrega un informe sobre los avances y estado financieros de su organización. Su institución le realiza un pago mensual de $250 y Arleth trabaja en su oficina,es decir, Arleth tiene arrendada una oficina para atender a sus clientes, tiene secretaria y varias auxiliares . Al manejar Arleth su espacio, su tiempo , sus herramientas tecnológicas, la ubica dentro de la categoría de contratista independiente así existan unos pagos recurrentes por un mismo valor . Su organización no tiene control del comportamiento, financiero y en cuanto a su relación con las partes, los servicios prestados por la señora Arleth , no afectan los aspectos claves de su organización.Sin embargo, sus servicios como profesionales son de gran importancia para conocer la situación financiera y fiscal de la organización o empresa.
Si su organización clasifica a un empleado como contratista independiente, y no tiene una base razonable para hacerlo, entonces usted podría ser responsable de pagar impuestos sobre la nómina para dicho empleado. Es por lo anterior que su organización debe estar clara en la estructura de negocio de sus contratistas, pues, la clase de negocio determina el formulario de declaración de impuestos sobre los ingresos que tiene que presentar.
Las clases de negocios más comunes son las de dueño único, sociedad colectiva, sociedad anónima de tipo S. Una Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC, por sus siglas en inglés) es una estructura de negocios que los estatutos estatales permiten.
Si ha determinado que la persona a la que paga es un contratista independiente, el primer paso es que el contratista complete el Formulario W-9, Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente. Este formulario se puede usar para solicitar el nombre correcto y el Número de identificación del contribuyente, o TIN, del trabajador. El W-9 debe mantenerse en sus registros durante cuatro años para referencia futura en caso de que el trabajador o el IRS tenga alguna pregunta.
Si pagó a alguien que no es su empleado, como un subcontratista, abogado o contador $600 o más por los servicios prestados durante el año, se debe completar un Formulario 1099-NEC y se debe proporcionar una copia del 1099-NEC al contratista independiente antes del 31 de enero del año siguiente al pago. También debe enviar una copia de este formulario al IRS antes del 31 de enero.
También tenga en cuenta que los contratistas independientes pueden tener sus propios empleados o pueden contratar a otros contratistas independientes (subcontratistas). En cualquier caso, deben ser conscientes de sus responsabilidades tributarias, incluidos los requisitos de presentación y presentación de informes, para estos trabajadores.