Uno de los procesos más importantes para las empresas, organizaciones non profit or for profit, la secretaria del Estado y el IRS es el Payroll.
 
Muchos empresarios, líderes o ministros creen que la entrega del cheque es Payroll, pero solo es una actividad del proceso. Para dar más claridad sobre este tema, se debe iniciar por aprender a categorizar y diferenciar a los empleados de los contratistas independientes y voluntarios.
 
El IRS desarrolló tres amplias categorías de evidencia para ayudarlo a analizar las relaciones:
 

•  Control del comportamiento
•  Control Financiero, y
•  Relación de las partes

 
El control del comportamiento se refiere a cuánto controla su organización el comportamiento  de su trabajador mientras él o ella ejecuta  las tareas en su trabajo. Si su organización le dice al trabajador qué herramientas o equipos usar , le da órdenes o secuencia a seguir y, además, exige al trabajador que siga un manual de empleados, estamos frente a un empleado y su organización debe tener especial cuidado con retener las deducciones y pago de impuestos federales, impuestos de la ley Federal de contribuciones al seguro, conocido como FICA (por sus siglas en inglés) y los impuestos de la Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo, conocido como FUTA ( por su sigla en inglés).
 
La tasa del impuesto del seguro social sobre los salarios es del 6,2% para el empleador y el empleado, es decir, el 12,4% sumadas las retenciones de ambos. Ahora bien , la base salarial del seguro social es de $147,000 para los salarios percibidos en el año 2022, según la publicación 15-A del empleador Hecho suplementario Guía de impuestos.
 

La tasa impositiva del  Medicare es del 1,45% para el empleado y el empleador y no hay límites de base para el impuesto de Medicare.

 
Es importante que usted y su organización cuenten con el respaldo y la experiencia de compañías especializadas para evitar ser multados o sancionados por no realizar las deducciones correctas y la presentación de los impuestos federales en los tiempos establecidos por IRS. Se recomienda que, para realizar esos pagos, se recomienda utilizar el Sistema de Pagos Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). Si no desea utilizar el EFTPS, puede  hacer arreglos para que su profesional de impuestos, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero de confianza realice depósitos electrónicos en su nombre. 
 
Es importante resaltar que, todas las personas que trabajan con usted necesariamente no deben ser categorizados como empleados, pero sí deben estar claros en su relación con los clientes, como se mencionó en líneas arriba, pues, puede tener contratistas independientes y voluntarios.
 
Una vez que su organización deposite los impuestos federales sobre la renta y FICA, debe presentar declaraciones que demuestran que los retuvo y pagó. Y recuerde, así como la organización paga impuestos federales sobre la renta y FICA juntos, debe declararlos juntos en los siguientes formularios: 
 

• Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos 
• Formulario 941, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador

Los empleados deben recibir un W-2, Declaración de salarios e impuestos de su organización antes del 31 de enero del año calendario anterior. El W-2 también informa si un empleado está cubierto por un plan de pensión o si recibe otros beneficios complementarios. 
 
Las organizaciones también deben enviar copias del W-2 del año calendario anterior al IRS antes del 31 de enero. Para enviar sus W-2 por correo, envíe la Copia A del W-2 usando el Formulario W-3, Transmisión de salarios y Declaraciones de Impuestos. Una copia del W-2 también debe enviarse a la Administración del Seguro Social. Es importante cumplir con los requisitos para el W-2; de lo contrario, se pueden aplicar sanciones. ¡Y no olvide declarar los impuestos federales sobre la renta y FICA en el Formulario 941.